نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و رایگان چیست؟

سرمایه‌گذاری در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ایجاد زیرساخت‌های سخت‌افزاری مرتبط، نیازمند بودجه قابل توجهی است. این هزینه‌ها، به ویژه برای سازمان‌های کوچک و متوسط، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و در نتیجه، برخی از این سازمان‌ها همچنان از روش‌های سنتی و دستی برای مدیریت امور اداری خود استفاده می‌کنند.

خوشبختانه، با ظهور نسل جدید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، این چالش تا حد زیادی برطرف شده است. این سیستم‌ها، با ارائه مجموعه‌ای از امکانات پیشرفته و در عین حال مقرون ‌به ‌صرفه، به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا فرآیندهای اداری خود را به صورت کاملاً خودکار و با حداقل هزینه مدیریت کنند.

در ادامه به معرفی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب رایگان و مزایای استفاده از آنها خواهیم پرداخت.

معرفی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب رایگان

اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری قدرتمند، نقش محوری در ارتقاء بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها ایفا می‌کند. بسیاری از کسب‌ و کارها با توجه به مزایای متعدد این سیستم‌، تمایل به استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری رایگان دارند. با این حال، پیچیدگی‌های توسعه و نگهداری چنین نرم‌افزارهایی، ارائه یک محصول کامل و رایگان را به چالشی جدی تبدیل کرده است. به عبارت دیگر، انتظار ارائه یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری حرفه‌ای و جامع به صورت رایگان، امری نامتعارف و دور از واقعیت است.

دلیل این امر را می‌توان در هزینه‌های بالای توسعه، نگهداری و پشتیبانی از این نرم‌افزارها جستجو کرد. ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد مستلزم صرف زمان و منابع قابل توجهی در زمینه برنامه‌نویسی، طراحی پایگاه داده، تست و رفع اشکال است. علاوه بر این، ارائه خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی مداوم نیز هزینه‌های جانبی را به همراه دارد.

با این حال بسیاری از شرکت های ارائه دهنده، نسخه دمو یا رایگان خود را برای مدتی در اختیار کاربران قرار میدهد که از آن به نرم افزار اتوماسیون تحت وب رایگان تعبیر می شود.

تعریف و مزایا اتوماسیون تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب به سیستمی گفته می‌شود که در بستر وب فرآیندهای اداری سازمان‌ها را به صورت آنلاین مدیریت می‌کند. این سیستم‌ها با استفاده از مرورگر اینترنت، امکان دسترسی به اطلاعات، انجام امور اداری و همکاری بین اعضای تیم را از هر مکان و در هر زمان فراهم می‌آورند.

اطلاعات اتوماسیون تحت وب میتواند بصورت لوکال در سرورهای سازمان و یا در سرورهای ابری ارائه دهنده خدمات اتوماسیون ثبت شوند.

در اتوماسیون تحت وب نیاز به پرداخت هزینه برای خرید نرم افزار نیست و تنها اشتراک مدت زمان استفاده از آن پرداخت خواهد شد.

معرفی انواع نرم افزارهای اتوماسیون تحت وب

در ادامه این مقاله به معرفی انواع نرم افزار اتوماسیون تحت وب رایگان (نسخه محدود) می پردازیم. توجه داشته باشید که انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب به عواملی همچون امکانات مورد نیاز، تعداد کارمندان، بودجه و… دارد.
اتوماسیون تحت وب Google Workspace

Google Workspace یک مجموعه نرم‌افزاری جامع از شرکت گوگل است که برای افزایش بهره‌ وری در محیط‌های کاری طراحی شده است. این پلتفرم شامل مجموعه‌ای از ابزارهای قدرتمند مانند Gmail، Google Drive، Google Docs، Google Sheets، Google Slides، Google Calendar و بسیاری دیگر است که امکان مدیریت ایمیل، ذخیره‌سازی فایل‌ها، ایجاد اسناد، برگزاری جلسات و … را به صورت آنلاین فراهم می‌کند.

اتوماسیون تحت وب Microsoft Power Automate:

Power Automate ابزاری قدرتمند از مایکروسافت است که به سازمان ‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب ‌وکار خود را به صورت خودکار مدیریت کنند . این نرم‌افزار با ایجاد ارتباط بین نرم‌افزارها و سرویس‌های مختلف، به ویژه محصولات مایکروسافت، بهره‌وری را به شدت افزایش می‌دهد. سیستم اتوماسیون مایکروسافت به سادگی با نرم‌افزارهایی مانند Outlook، OneDrive، SharePoint و Dynamics 365 یکپارچه می‌شود و به شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به برنامه ‌نویسی پیچیده، اتوماسیون‌های قدرتمندی ایجاد کنید.

اتوماسیون تحت وب یار

اتوماسیون اداری تحت وب یار، نرم افزاری جامع در حوزه مدیریت اسناد و گردش کار است که تماما ابری بوده و محیط کاربری ساده و کاربر پسند دارد. اتوماسیون یار امکان اتصال به سایر سیستم ها مانند نرم افزار دبیرخانه و فکس آنلاین و… را دارد. سایر امکانات اتوماسیون تحت وب یار شامل:

• کارتابل
• امکان طراحی سربرگ اختصاصی
• امکان ایجاد پیش نویس
• فکس انلاین
• گردش نامه
• گزارش گردش مکاتبات
• تعیین سطح دسترسی کارمندان
• امضا الکترونیک
• و…

همچنین نسخه اتوماسیون تحت وب رایگان یار (دمو) نیز برای بررسی بیشتر کاربران در سایت رسمی آن موجود می باشد.

کاربردهای اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اتوماسیون اداری تحت وب، به عنوان یک ابزار قدرتمند و کارآمد، تحول مثبتی را در شیوه مدیریت سازمان‌ها ایجاد کرده است. این سیستم‌ با ارائه امکانات گسترده و متنوع، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای اداری و تکراری خود را بهینه‌سازی کرده و به بهره‌وری بیشتری دست یابند.

اتوماسیون اداری تحت وب را میتوان در حوزه های زیر به کار گرفت:

مدیریت جامع اسناد و بایگانی: این سیستم‌ها امکان ذخیره‌سازی، سازماندهی، جستجو و بازیابی آسان انواع مختلف اسناد را فراهم می‌کنند. با استفاده از اتوماسیون اداری، سازمان‌ها می‌توانند حجم عظیمی از اسناد را به صورت الکترونیکی بایگانی کرده و در هر زمان و مکان به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

گردش کار هوشمند: اتوماسیون اداری تحت وب با تعریف فرآیندهای کاری دقیق و خودکار، به تسریع در انجام امور و کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کند. مراحل تصویب و تایید درخواست‌ها به صورت الکترونیکی و با رعایت سلسله‌مراتب سازمانی انجام می‌شود.

مدیریت مکاتبات: این سیستم‌ها امکان ثبت، بایگانی و پیگیری مکاتبات را به صورت الکترونیکی فراهم می‌کنند. همچنین، با استفاده از اتوماسیون اداری، می‌توان مکاتبات را به صورت گروهی یا انفرادی ارسال و دریافت کرد.

مدیریت پروژه‌ها: اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به صورت موثر برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل کنند. با استفاده از این سیستم‌ها، می‌توان پیشرفت پروژه‌ها را رصد کرده و گزارش‌های دقیقی از وضعیت پروژه‌ها تهیه کرد.

مدیریت منابع انسانی: اتوماسیون اداری امکان مدیریت اطلاعات پرسنلی، مرخصی‌ها، آموزش‌ها و ارزیابی عملکرد کارمندان را به صورت یکپارچه فراهم می‌کند.

مزایای استفاده از نرم افزارهای تحت وب رایگان چیست؟

همانطور که پیشتر ذکر شد؛ استفاده از نرم افزارهای تحت وب رایگان همراه با محدودیت هایی بوده و این نسخه بیشتر برای تست و بررسی کلی امکانات نرم افزار به کار می رود. اما در کنار این محدودیت ها، نرم افزار اتوماسیون تحت وب رایگان ممکن است برای سازمان های کوچک همراه با مزایایی باشد.

مزایای استفاده از نرم افزارهای تحت وب رایگان

• کاهش هزینه
• دسترسی آسان
• بهبود بهره وری
• تسهیل همکاری کارمندان

نکات کلیدی در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب رایگان

صرف نظر از مزایای ذکر شده استفاده از برنامه اتوماسیون اداری تحت وب رایگان، برای انتخاب سیستم مناسب باید به موارد دیگری نیز توجه کرد.

بررسی نیازهای سازمان

مشخص کنید سازمان شما دقیقا به چه امکاناتی نیاز دارد(مثلاً مدیریت اسناد، گردش کار، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتریان)

قابلیت‌ها و امکانات

قابلیت ها و امکاناتی که نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان ارائه میدهد را بررسی نمایید. آیا این امکانات قادر به رفع نیاز سازمان هستند؟

پشتیبانی و به‌روزرسانی

آیا امکان پشتیبانی یا بروزرسانی در نسخه رایگان وجود دارد؟

نقش هوش مصنوعی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
هوش مصنوعی (AI) تحولات شگرفی را در حوزه اتوماسیون اداری ایجاد کرده است. با استفاده از AI، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری قادر به انجام وظایف پیچیده و هوشمندانه‌ مانند تشخیص خودکار اسناد و پاسخ به آنها، پیش بینی نیازهای سازمان و… هستند که پیش از این تنها توسط انسان قابل انجام بود.